Langsung ke konten utama

Bagaimana cara mengatur dan menangani pengingat tindak lanjut?

Bantuan

Atur “Next follow-up” di data pelanggan untuk mengingatkan tim Anda agar kembali ke suatu percakapan. Pengingat ini tidak mengirim pesan WhatsApp kepada pelanggan.

Atur tindak lanjut setelah memberi penawaran harga

  1. Buka info kontak chat pribadi dan tambahkan catatan di data pelanggan berisi penawaran harga dan tindakan berikutnya. Misalnya: “Pelanggan sedang mempertimbangkan 12 set; konfirmasi alamat pengiriman besok.” Ini hanya contoh catatan.
  2. Pilih penanggung jawab yang akan menindaklanjuti dan atur “Next follow-up”, misalnya besok pukul 09.00. Tanggal dan waktunya mengikuti waktu lokal Anda, bukan waktu pelanggan.
  3. Saat jatuh tempo, buka “Follow-ups” di menu WAWin. Pilih “Open chat” untuk membaca pesan terbaru dan menghubungi pelanggan.
Data pelanggan dengan catatan, penanggung jawab, dan tanggal tindak lanjut
Antarmuka bahasa Inggris, pelanggan fiktif. Catat tindakan berikutnya dan periksa tanggal tindak lanjut pada data pelanggan. Perbesar gambar

Selesaikan atau jadwalkan ulang

Pilih “Done” setelah Anda menindaklanjuti. Tindakan ini menghapus “Next follow-up”, tetapi tidak menyimpan riwayat penyelesaian dan tidak mengirim pesan. Pilih “Snooze” untuk memundurkannya satu jam, ke besok pukul 09.00, ke Senin depan pukul 09.00, atau ke waktu pilihan Anda.

Setiap pelanggan hanya memiliki satu tindak lanjut berikutnya. Memilih waktu lain akan menggantikan waktu sebelumnya; fitur ini bukan daftar beberapa pengingat atau pengingat berulang.

Daftar tindak lanjut dengan tombol buka chat, selesai, dan tunda
Antarmuka bahasa Inggris, pelanggan fiktif. Dari kiri ke kanan: buka chat, selesaikan pengingat, atau tunda. Perbesar gambar

Siapa yang menerima notifikasi?

Penanggung jawab pelanggan yang menerimanya. Jika belum ada penanggung jawab, anggota di ruang kerja yang sama yang menggunakan akun WhatsApp yang sama akan menerimanya. Tetapkan penanggung jawab jika hanya orang tersebut yang perlu menangani tindak lanjut.

Chrome harus tetap berjalan, tetapi WhatsApp Web boleh ditutup. Pengaturan notifikasi browser atau sistem operasi dan mode fokus dapat menyembunyikan notifikasi. Pengingat mungkin baru muncul pada pemeriksaan berikutnya, paling lambat lima menit kemudian; waktunya tidak dijamin tepat sampai hitungan detik.

Jika notifikasi tidak muncul

Buka akun WhatsApp yang bersangkutan, masuk ke ruang kerja WAWin yang benar, lalu periksa penanggung jawab dan waktu “Next follow-up”. Buka “Follow-ups” untuk melihat item yang sudah jatuh tempo meskipun notifikasi desktop tersembunyi.

Jika Chrome tertutup, pengingat browser tidak dapat muncul pada waktu itu. “Reply status”, pengingat tindak lanjut, dan pesan terjadwal memiliki fungsi yang berbeda: status menunggu balasan bukanlah pengingat, dan pengingat tidak mengirim konten yang sudah disiapkan.