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Comment programmer et traiter un rappel de relance ?

Aide

Réglez Next follow-up dans une fiche client pour rappeler à votre équipe de revenir vers une conversation. Le rappel n’envoie aucun message WhatsApp au client.

Prévoir une relance après un devis

  1. Ouvrez les infos du contact de la conversation privée et ajoutez à la fiche client une note avec le devis et la prochaine action. Par exemple : « Le client envisage 12 lots ; confirmer l’adresse de livraison demain. » Cette note est un exemple.
  2. Choisissez le responsable qui fera la relance et réglez Next follow-up, par exemple demain à 09:00. La date et l’heure suivent votre heure locale, pas celle du client.
  3. À l’échéance, ouvrez Follow-ups dans le menu WAWin. Choisissez Open chat pour lire les derniers messages et contacter le client.
Fiche client avec notes, responsable et date de relance
Interface en anglais, client fictif. Notez la prochaine action et vérifiez la date de relance dans la fiche. Agrandir l’image

Terminer ou reporter

Choisissez Done une fois la relance faite. Cela efface Next follow-up, sans enregistrer d’historique de réalisation ni envoyer de message. Choisissez Snooze pour la décaler d’une heure, à demain 09:00, à lundi prochain 09:00 ou à l’heure de votre choix.

Chaque client a une seule prochaine relance. Choisir une autre heure remplace la précédente ; il ne s’agit pas d’une liste de rappels multiples ou récurrents.

Liste des relances avec les actions ouvrir, terminer et reporter
Interface en anglais, client fictif. De gauche à droite : ouvrir la conversation, terminer le rappel ou le reporter. Agrandir l’image

Qui reçoit la notification ?

Le responsable du client la reçoit. Si personne n’est désigné, elle est adressée aux membres du même espace de travail qui utilisent le même compte WhatsApp. Désignez un membre si lui seul doit traiter la relance.

Chrome doit fonctionner, mais WhatsApp Web peut être fermé. Les réglages de notification du navigateur ou du système et le mode de concentration peuvent masquer la notification. Un rappel peut apparaître à la vérification suivante, jusqu’à cinq minutes plus tard ; son heure d’arrivée n’est pas garantie à la seconde près.

Si aucune notification n’apparaît

Ouvrez le compte WhatsApp concerné, connectez-vous au bon espace de travail WAWin, puis vérifiez le responsable et l’heure de Next follow-up. Ouvrez Follow-ups pour voir les relances échues, même si la notification sur le bureau a été masquée.

Si Chrome était fermé, le rappel du navigateur n’a pas pu s’afficher à ce moment-là. Reply status, les rappels de relance et les messages programmés ont des rôles différents : attendre une réponse n’est pas un rappel, et un rappel n’envoie pas de contenu préparé.